仕事のコミュニケーションの効率を高めるコツ

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きょうごく
本記事では「仕事のコミュニケーションの効率を高めたいです。何かコツはありますか」という疑問にお答えします

本記事の内容

  • 仕事のコミュニケーションの効率を高めるコツ
  • 仕事のコミュニケーションは効率よくても質が悪けりゃ意味なし

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仕事のコミュニケーションの効率を高めるコツ

結論:型に落とし込む

仕事中のコミュニケーションの効率を高めたいならば、型に落とし込むかたちでやりとりすればOK。

効率よくコミュニケーションするには、ある程度の枠組みがあるからです。

具体的な型は以下の通り。

ポイント

  1. その①:結論
  2. その②:理由
  3. その③:詳しい理由
  4. その④:再び結論

基本的には上記の順で話していけばよいです。

以下、わかりやすく解説します。

その①:結論

仕事中のコミュニケーションの効率を高めたいなら、まず「結論」から伝えるべしです。

それによって、最初にもっとも重要なメッセージを伝えることができるので、相手が頭の中で整理しながら聞いてくれるから、その後のやりとりがスムースになるからです。

具体例

  • 悪い例:先月のPVですが、連休があったことと、天気が良かったことから、先々月に比べて30%ダウンでした
  • 良い例:先月のPVは先々月に比べて30%ダウンしました。理由は連休と好天です。

※結論は太字

こんな感じで結論を先にいうとOK。

その②:理由

理由は結論の後にまず簡潔に示せばよいです。

結論を支持する論拠を理解しやすくなり、やりとりが円滑に進むからです。

先ほどの例で示すと以下の通り。

具体例

  • 悪い例:先月のPVですが、連休があったことと、天気が良かったことから、先々月に比べて30%ダウンでした。
  • 良い例:先月のPVは先々月に比べて30%ダウンしました。理由は連休と好天です

※理由は太字

こんな感じで結論の後に理由の概要を伝えたらよいです。

その③:詳しい理由

理由の概要を示したら、詳しい理由を述べましょう。

要点がわかっているので、詳しい理由も理解しやすいです。

具体例

  • 結論:先月のPVは先々月に比べて30%ダウンしました。
  • 理由:理由は連休と好天です。
  • 詳しい理由:連休になると〜〜であるため、PVは低くなりやすいです。また、好転の場合も〜〜〜です。

※詳しい理由は太字

こういう流れでコミュニケーションしたらよいです。

その④:再び結論

詳しい理由を述べたら、再び結論をお伝えしたらよいです。

それによって、もっとも重要なメッセージを念押しできます。

具体例

  • 結論:先月のPVは先々月に比べて30%ダウンしました。
  • 理由:理由は連休と好天です。
  • 詳しい理由:連休になると〜〜であるため、PVは低くなりやすいです。また、好転の場合も〜〜〜です。
  • 再び結論:というわけで、PVは先々月比で30%ダウンでした。

※再び結論は太字

基本はこの流れでコミュニケーションしたらOK。

仕事のコミュニケーションは効率よくても質が悪けりゃ意味なし

質が重要です

仕事中のコミュニケーションの効率は型に落とし込めば改善できます。

けど、質は無理です。

いくら効率よくても質が悪けりゃ意味ないですよね。

効率を重視するあまり、質が低いままにならないように注意すべしです。

量→質の順に向上します

質を高めるコツは「量→質」です。

その逆はないです。

なので、最初は型に落とし込みまくればOK。

そして、行動しつつ内容を改善していけばよいです。

改善のポイントは気づき

量→質」の順で展開しますが、改善のポイントは気づきです。

つまり、型に落とし込みまくりつつ、どんな内容を伝えたらよかったのか、、、を内省し、改善すべきことがらにどんどん気づいていきましょう。

気づきがなければ改善しようと思っても不可能です。

なので、まずは型に落とし込み、次に話した内容について内省し、他に話すべきことはなかったかを検討したらよいです。

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まとめ:仕事のコミュニケーションの効率を高めるコツ

というわけで、今回は以上です。

仕事中のコミュニケーションの効率を高めたいならば、以下の型に落とし込むかたちでお話ししましょう。

ポイント

  1. 結論
  2. 理由
  3. 詳しい理由
  4. 再び結論

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